Sekretaris & Perkantoran

Sekretaris & Perkantoran

v Endah Riyani Putriningsih

v Ismi Fauziah

v Nanang Surgara

v Nur Aeni

v Rani Citra Dewi

v Ria Vinola Widia Wati

v Siti Marfuah

SMK PUSAKA NUSANTARA 1 JAKARTA

XII AK-4

Sekretaris

1.  Definisi Sekretaris

Kata sekretaris berasal dari bahasa latin , secretum yang artinya Rahasia dan Orang

yang memegang rahasia disebut secretarium atau secretarius. jadi, bisa dikatakan.

Sekretaris
adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan

2.  Kelebihan sekretaris

-          Mendapatkan pengetahuan yang luas di dunia bisnis

-          Menjadi orang kepercayaan dari pemimpin perusahaan

-          Banyak mengenal kolega dari perusahaan

3.  Kekurangan sekretaris

-          Memiliki pandangan yang buruk dari orang sekitar

-          Mempunyai tugas yang berat dalam perusahaan

4.  Jenis Sekretaris

Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1. Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary). Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.

2. Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai

mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan

dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.

Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :

1. Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja.Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.

2. Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

5.    Tugas-Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut :

1. Tugas–tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan.

2. Tugas-tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado/cinderamata, mengurus perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.

3. Tugas-tugas istimewa, yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain :

·         Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan

·         Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya bersama-sama atau mewakili sesorang menerima sumbangan-sumbangan untuk danaatau keperluan kegiatan lainnya.

·         Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan.

·         Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

·         Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemua bisnis.

·         Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

 4. Tugas Resepsionis, yaitu tugas sebagai penerima tamu , antara lain :

·         Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

·         Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

·         Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

·         Menyusun kerja sehari-hari pimpinan

 5. Tugas Keuangan, yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain :

·         Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan uang di bank.

·         Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan

·         Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.

6.      Tugas Sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain :

·         Mengurus rumah tangga kantor pimpinan.

·         Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan.

·         Menyumbang untuk amal, bakti sosial

7.    Tugas Insidental, yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu, antara lain :

·         Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan.

·         Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

·         Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan.

·         Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

·         Membantu penerbitan intern organisasi

6. Syarat-SyaratSekretaris

Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar

seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Syarat-syarat

yang harus dimiliki untuk menjadi seorang sekretaris adalah:

1. Syarat Kepribadian

Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun

demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang

bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.

Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:

a. Harus bersikap mawas diri

b. Bersikap ramah

c. Sabar

d. Simpatik

e. Penampilan diri yang baik

f. Pandai bergaul

g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia

h. Dapat bijaksana terhadap orang lain

i. Memiliki ingatan yang baik

j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat pengetahuan

Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a. Syarat pengetahuan umum

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan

yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:

1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta

menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki

pengetahuan ekstra.

2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta

susunan personil.

3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

b. Syarat pengetahuan khusus

Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti halhal

mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada

perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu

menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya

penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan

sebagainya.

3. Syarat keahlian

Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya,

keterampilan itu meliputi:

a. Mampu menyusun laporan

b. Mampu berkorespondensi

c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya

d. Teknik tata penyimpanan arsip

e. Teknik berkomunikasi dengan telepon

f. Menulis cepat dengan steno

g. Teknik mengetik surat

4. Syarat praktik

Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup

mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan

demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya

belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dll.

7.   Ciri-ciri Sekretaris

Seorang Sekretaris Profesional memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepatmenyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopandan bisa menjaga image perusahannya.
2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segalasesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yangberkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khususdengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik,koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari sepertimenerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agendapimpinan dll/Pada era teknologi informasi global sekarang ini akan lebih bagus lagibila seorang sekretaris mampu memiliki pengetahuan dan ketrampilandalam mengelola sumber daya manusia perusahaan, khususnya bagiperusahaan skala kecil hingga menengah yang mempunyai banyak kantoratau cabang di berbagai negara bahkan di belahan dunia yang lain.
Saat ini telah ada sebuah aplikasi Human Resource Management yangsangat mudah dipelajari dan digunakan, yaitu OrangeHRM.
Seorangsekretaris yang terampil juga dalam mengelola informasi sumber dayamanusia akan memberikan manfaat dan efisiensi yang besar bagi perusahaan.

Keperawatan

1. Defenisi Perawat

Masyarakat awam menganggap perawat adalah orang yang bekerja di rumah sakit dengan mengenakan seragam putih-putih. Ada pula yang mengatakan bahwa perawat adalah orang yang bekerja sebagai pembantu dokter. Penilaian tersebut terjadi karena ketidakpahaman mereka tentang hakikat perawat. Tidak sembarang orang bisa disebut perawat. Berdasarkan keputusan menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 647/Menkes/SK/IV/2000 tentang Registrasi dan Praktik Keperawatan, yang kemudian diperbaharui dengan Kepmenkes RI No.1239/Menkes/SK/XI/2001, dijelaskan bahwa perawat adalah orang yang telah lulus dari pendidikan perawat, baik di dalam maupun di luar negeri, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Perawat adalah seseorang (seorang profesional) yang mempunyai kemampuan,tanggung jawab dan kewenangan melaksanakan pelayanan/asuhan keperawatan pada berbagai jenjang pelayanan keperawatan.

2. Kelebihan Perawat :

Manfaat sebagai pemberi asuhan keperawatan, yaitu dilakukan perawat dengan memperhatikan keadaan kebutuhan dasar manusia yang dibutuhkan melalui pemberian pelayanan keperawatan dengan menggunakan proses keperawatan sehingga dapat ditentukan diagnosa keperawatan agar bisa direncanakan dan dilaksanakan tindakan yang tepat sesuai dengan tingkat kebutuhan dasar manusia.

   1. Dapat memberikan konsultasi sehubungan dengan masalah atau tindakan yang dialami pasien

    2.Dapat memberikan informasi mengenai masaalah kesehatan yang dialami oleh pasien

   3. Dapat memberikan penyuluhan kesehatan bagi pasien dan masyarakat

    4.Dapat memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien

3. Tugas-Tugas  Perawat

1. Pengawasan terhadap lingkungan rumah sakit

2. Memelihara fasilitas kesehatan rumah sakit

3. Membantu dokter dalam pemeriksaan kesehatan pasien

4. Membantu dalam penilaian keadaan kesehatan pasien

5. Merencanakan dan melaksanakan kunjungan rumah dan perawatan di rumah kepada pasien dan keluarga pasien yang mempunyai masalah

6. Ikut menyelenggarakan pendidikan higiene rumah sakit dan kesehatan terhadap pasien

7. Turut ambil bagian dalam usaha keselamatan pasien

8. Pendidikan kesehatan mengenai keluarga berencana terhadap pasien dan keluarga pasien

9. Membantu usaha penyelidikan kesehatan pasien

10. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan hiperkes

4. Syarat-Syarat Perawat

-tinggi badan minimal, 150 cm untuk perempuan, dan 155 cm untuk laki-laki.

-mengikuti jenjang pendidikan  diploma  tiga keperawatan

Perawat harus memiliki sikap empati, kepekaan, pengalaman (ketrampilan), perhatian dan rasa percaya diri. Mereka tidak menginginkan perawat yang tidak peka, selalu tergesa-gesa, dan terlampau berwibawa. Pasien cenderung merasakan amat tidak nyaman dengan apa yang mereka lakukan.

5. Ciri-ciri Perawat

1. Kemampuan seseorang memahami dan memotivasi potensi dirinya.
2. Memiliki rasa empati yang tinggi terhadap orang lain.
3. Senang bahkan mendorong melihat anak buah sukses, tanpa dirinya merasa terancam.
4. Asertif, yaitu terampil menyampaikan pikiran dan perasaan dengan baik, lugas, dan jelas tanpa harus membuat orang lain tersinggung.