[UTS] Manajemen Perkantoran

 

UTS Manajemen Perkantoran

Senin, 10 November 2014

Ria Vinola Widia Wati

 8143136659

D3 Sekretari 2013

 

 

1.    Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran modern, jelaskan konsep dan analisanya sesuai dengan teori yang mendasari hal tersebut !

Jawab :

The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli, antara lain sebagai berikut:

-  Arthur Grager “Office management is the function of administering the commonication and record service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi)

 

-  William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as e function, is the branch of the art and science of management which is concerned with the effecient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu harus dilakukan).

 

-  Hal Nourse “It seems to me that office management in the broather sense might embrance, not only the generally accepted service function, but also the arise og functional control administrative direction of most clerical and paperwork”. (manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).

 

-  George Terry “Office management can be defined as the planning can defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if absolute.” (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang).

 

Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusan/pengertian mengenai manajemen perkantoran.

 

Dia mengatakan:

Pada pokoknya manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”.

 

Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalamnya meliputi konsep kegiatan:

·            Tata penyelenggaraan;

·            Pelaksanaan secara efesien;

·            Pengendalian, pengawasan dan pengarahan

·            Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

Dapat dianalisa bahwa :

-          Manajer kantor harus memanajemen dengan sigap merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.

-          Manajer harus pula dapat mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan.

-          Manajer kantor harus menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal.

-          Prosedur dan sistem operasi harus direncanakan untuk masa depan yang tepat, praktek penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.

-          Seluruh atasan maupun bawahan harus memahami seluruh perencanaan kantor, organisasi dan pengembangan produk.

 

Referensi:

Munir Sukoco, Badri. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga

 

 

2.    Sebutkan dan jelaskan fungsi manajemen perkantoran menurut Harold Koontz and Cyril O’ Donnell. Buat alur proses fungsi manajemen tersebut sesuai dengan organisasi yang Anda analisa !

Jawab:

Fungsi manajemen perkantoran menurut Harold Koontz and Cyril O’ Donnel yaitu:

-          Planning (Perencanaan)

Perencanaan adalah fungsi dari seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan program-program dari alternatif-alternatif yang ada.

-         Organizing (Pengorganisasian)

Organizimg juga pelengkap dalam fungsi manajemen.Organizing dimaksudkan untuk mengelompokkan kegiatan sesuai dengan tingkat keperluannya, yakni penetapan susunan organisasi serta tugas dan fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi, serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut.

Organisasi atau pengorganisasian dapat pula diartikan sebagai keseluruhan aktivitas di manajemen dalam mengelompokkan orang-orang beserta dengan penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktivitas yang mempunyai kegunaan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dalam perencanaannya.

-          Staffing atau Assembling Resources (Penyusunan Pegawai)

Organizing dan Staffing merupakan dua fungsi manajemen yang sangat erat hubungannya. Organizing yaitu berupa penyusunan wadah legal untuk menampung berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi, sedangkan staffing berhubungan dengan penerapan orang-orang yang akan memangku masing-masing jabatanyang ada dalam organisasi tersebut.

-         Directing atau Commanding (Pengarahan)

Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.
Directing atau Commanding merupakan fungsi manajemen yang dapat berfungsi bukan saja agar pegawai melaksanakan atau tidak melaksanakan suatu kegiatan, tetapi dapat pula berfungsi mengkoordinasikan kegiatan berbagai unsur organisasi agar efektif tertuju kepada realisasi tujuan yang ditetapkan sebelumnya.

-          Leading (Memimpin)

Memimpin suatu bawahan agar melakukan suatu pekerjaan baik dengan tanggung jawab dan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan organisasi. Pekerjaan leading, meliputi lima macam kegiatan, yakni :

1. mengambil keputusan,

2.      mengadakan komunikasi,

3.      memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak,

4.      memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya,

5.      memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

-         Controlling (Pengawasan)

Proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana. bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud mencapai tujuan yang sudah yang sudah digariskan semula.

 

 

Sesuai dengan gambar di atas dapat dianalisa fungsi manajemen kantor pada struktur organisasi Persekutuan Komanditer / CV / Commanditaire Vennotschaap bahwa:

1.        Direktur

Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi, Memimpin rapat umum, Mengambil keputusan, Menjalankan tanggung jawab, Mengkoordinasikan peningkatan mutu pelayanan, penelitian, pengabdian dan kerja sama, Bertanggung jawab atas semua proses bisnis perusahaan,

2.        Manajer Keuangan

Perencanaan Keuangan, membuat rencana pemasukan dan pengeluaraan serta kegiatan-kegiatan lainnya untuk periode tertentu. mencari dan mengeksploitasi sumber dana yang ada untuk operasional kegiatan perusahaan. mengumpulkan dana perusahaan serta menyimpan dan mengamankan dana tersebut.

3.        Manajer Pemasaran

Merancang dan melakukan kegiatan pemasaran, Merumuskan strategi dan mengkoordinir kegiatan promosi dan branding.

4.        Manajer Operasional

Mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi operasi dan system transformasi, perancangan dan desain system, rancangan tugas pekerjaan.

5.        Akuntansi

Bertanggung jawab terhadap masalah keuangan, adapun untuk mengaudit keuangan perusahaan dilakukan oleh tim audit dari luar perusahaan

6.        Bendahara

Berfungsi sebagai pemegang dana sementara dalam suatu perusahaan.

 

7.        Perpajakan

Pihak yang mengatur kebutuhan dan anggaran dalam melakukan pembayaran pajak kepada pemerintah.

8.        Periklanan

Bertanggung jawab atas dilakukannya proses pengiklanan atas perusahaan tersebut untuk mendapatkan konsumen.

9.        Penjualan jasa

Merumuskan strategi dan mengkoordinir kegiatan promosi dan branding,

10.    Sistem produksi

Menyediaka petugas atau kurir untuk menjalankan proses pengiriman barang atau jasa.

11.    Persediaan

Bertanggung jawab dalam penyediaan pergudangan dan penyediaan bahan baku.

12.    Pengawasan

Mempunyai tugas pokok menjaga, merawat, dan memperbaiki peralatan mesin-mesin yang ada. Dan mengawasi system pengriman barang atau jasa.

 

Referensi:

Koontz, Harold dan O’ Donnell. 1956. Principle of Management. Jakarta: Bulan Bintang

 

 

3.        Lampirkan 1 contoh surat (silahkan download / scan surat yang akan dikritisi) dan kritisi surat tersebut sesuai dengan kaidah Korespondensi Bahasa Indonesia.

Jawab:

Membaca surat “Permohonan Nama Domain Sekolah” dapat dikritisi kesalahan bahwa:

1.    Pada kop surat, penulisan “JL” seharusnya ditulis “Jalan” dan “Kec” seharusnya ditulis “Kecamatan”, tidak boleh disingkat.

2.    Pada penerima surat, jika sudah ditulis “Kepada” tidak perlu menulis pula “Yth” harus pilih salah satu.

3.    Pada isi surat, alamat KTP penulisan “JL” seharusnya ditulis “Jalan”, tidak boleh disingkat.

4.    Pada penutup surat, penulisan kalimat “Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih” seharusnya ditulis disamping kalimat “Demikian penulisan surat ini kami buat, kiranya dapat disetujui”, bukan ditulis pada bagian bawahnya.

 

Referensi:

Website Sekolah Gratis. Persyaratan Pendaftaran Domain SCH.ID. http://www.websitesekolahgratis.web.id/wp-content/uploads/2012/10/CONTOH-SURAT-PERMOHONAN.jpg

 

4.        Gambarlah Tata letak/Desain ruang rapat yang efisien. Beri judul Desain Ruang Rapat tersebut, berapa banyak daya tampung peserta rapat yang sesuai dengan desain Anda tersebut, berikan penjelasan dan alasan Anda mendesain ruang rapat tersebut !

Jawab:

Berikut ini adalah hal-hal penting untuk menghadirkan ruang rapat yang berkualitas.

1.             Warna

Untuk warna, ruang rapat tidak terlalu membutuhkan variasi-variasi yang tidak terlalu penting. Cukup berikan warna natural putih yang diberikan polet warna yang mencirikan perusahaan PT RIA VINOLA. Hal ini akan memberikan kesan cerah dan ceria saat berada di dalamnya.

 

2.             Sarana dan prasarana

Berbagai peralatan dan perlengkapan sebagai sarana dan prasarana yang wajib disediakan dalam ruangan rapat antara lain :

• White board, fungsinya untuk speaker atau pembicara memberikan arahan ataupun presentasi kepada seluruh peserta rapat. Selain itu, white board bisa digunakan untuk memutar video presentasi menggunakan proyektor atau in focus.
• Meja, menggunakan meja besar berbentuk U-Shape, agar interaksi penyampaian (audio maupun visual) dapat menyeluruh tersalur ke peserta rapat, serta disesuaikan dengan ukuran ruangan rapat.
• Kursi, menggunakan kursi yang memiliki sandaran serta bantalan pada tempat duduknya. Hal ini sangat berpengaruh kepada kenyamanan peserta rapat sehingga bisa lebih fokus kepada isi materi rapat.

 

3.             Pencahayaan

Untuk pencayahaan, menggunakan lampu lampu kecil beberapa buah dengan warna yang cerah. Di tempatkan secara merata agar seluruh isi ruangan mendapatkannya. Ruangan rapat berada di lantai paling atas dan memiliki kaca jendela yang transparan di samping kiri, sehingga peserta rapat bisa memandang ke arah luar ruangan dan menikmati pemandangannya. Terdapat pula tirai yang bisa dibuka dan ditutup secara mudah, agar bisa dipergunakan sesuai keadaan dan keinginan.

 

4.             Kenyamanan

Untuk kenyamanan, desain interior ruang rapat bdiberikan beberapa fasilitas pendukung seperti air conditioner (AC) yang ditempatkan di depan samping kiri layar dan di belakang samping kanan dekat pintu, sehingga dapat menjangkau seluruh isi ruangan, sehingga orang yang rapat tidak kegerahan dan merasa nyaman.

 

5.             Fasilitas Lainnya

Untuk menambah keasrian ruangan  rapat, maka bisa menempatkan beberapa pot bunga yang berwarna hijau, sehingga mata seluruh peserta rapat bisa kembali tersegarkan dan semangat terus untuk menjalani rapat tersebut.